Omdat we massaal moeten thuiswerken staan bedrijven, groot én klein, tegenwoordig voor een uitdaging. Want hoe zorg je dat een normale werkdag thuis voortgezet kan worden door je medewerkers, zodat je bedrijf gewoon doordraait? Dat lijkt misschien een opgave, maar het is gemakkelijker dan je denkt. Om optimaal thuis te kunnen werken is er namelijk heel veel mogelijk. Daarvoor geven we je 6 handige tips. Een thuiswerkplek wordt zo goed als wat je er zelf van maakt. Gebruik daarom onze tips en steek er de nodige aandacht in. Zo zorg je dat je bedrijf op rolletjes loopt en daar krijg je blije collega’s en tevreden klanten voor terug.
Tip 1. Zorg voor een goede werkplek
Voor iedere thuiswerker is het belangrijk om een goede werkplek te hebben. Vooral wanneer er veel achter de computer gewerkt moet worden. Want zeg nou zelf: goed gereedschap is het halve werk. Een goede (lees: snelle en veilige) laptop is natuurlijk logisch, maar denk ook aan een comfortabele stoel, een laptopsteun, een goede monitor die geen licht weerspiegelt en een docking station om meerdere beeldschermen aan te sluiten. Vergeet ook een toetsenbord, muis en laptopsteun niet. Met de juiste hardware help je voorkomen dat mensen een RSI arm ontwikkelen, of onnodig rugklachten krijgen door een kromme houding achter hun laptop. Op die manier kun je het ziekteverzuim beperken.
Tip 2. Dubbelcheck een stabiele en veilige internetverbinding
Videobellen, chatten of tegelijk in hetzelfde bestand werken: thuiswerken valt of staat met een goede internetverbinding. Zorg dus dat je medewerkers weten hoe ze een stabiele en veilige internetverbinding kunnen krijgen. Een HDMI-kabel gebruiken tijdens een online meeting zorgt bijvoorbeeld dat de verbinding stabieler is. Ook raden we aan om alleen gebruik te maken van beveiligde Wifi-netwerken. Het Wifi-netwerk dat medewerkers thuis gebruiken is vertrouwd als deze beveiligd is met een wachtwoord. Beter vermijden ze openbare plekken zoals het openbaar vervoer omdat het netwerk daar voor iedereen toegankelijk is.
Tip 3. Werk met handige tools
Fysiek contact maken of samenwerken met collega’s zit er voorlopig even niet in. Toch kunnen normale werkzaamheden thuis voortgezet worden. Hiervoor zijn diverse programma’s beschikbaar. Neem bijvoorbeeld Office 365, een gebruiksvriendelijk systeem waarbij medewerkers altijd, overal en op ieder apparaat toegang hebben tot hun e-mail, bestanden, contactpersonen en agenda. Bovendien worden alle data veilig opgeslagen. Ook kun je de verschillende tools gemakkelijk combineren. Met Microsoft Teams kun je bijvoorbeeld videobellen, chatten en bestanden uitwisselen. Ideaal om de wekelijkse maandagochtendmeeting en de vrijdagmiddagborrel in stand te houden. Hiermee vormt het de ideale basis van een online (thuis)werkplek. Voor de ultieme gebruikerservaring zorg je dat Office 365 optimaal ingeregeld is.
Tip 4. Blijf verbonden
Het belangrijkste onderdeel van thuiswerken is communicatie. Op alle vlakken. Dat betekent dus dat je niet alleen bereikbaar bent per mail, chat of een video call. Klanten of collega’s willen ook graag kunnen bellen. VoIP telefonie maakt dit mogelijk. Hiermee bel je via het datanetwerk en heeft iedereen een vast eigen nummer. Zo blijf je lekker bereikbaar, waar je ook bent, en bespaar je ook nog eens kosten. Alleen maar voordelen dus!
Tip 5. Zorg voor de juiste veiligheid
Veel mensen werken thuis op hun privé laptop of pc en loggen vanaf daar in op het bedrijfsnetwerk. Werken in een veilige thuis omgeving betekent echter niet dat de verbinding, bestanden etc. ook veilig zijn. Zorg daarom dat laptops en pc’s voorzien zijn van de laatste updates, goede virusscanners en werk met een beveiligde verbinding naar de bedrijfsomgeving. Ook ben je zelf verantwoordelijk voor het veiligstellen van alle Office 365 data. Hiervoor bestaat de Office 365 back-up, waarmee veilige back-ups gemaakt worden van o.a. gegevens, e-mails, bestanden en siteverzamelingen. Zo zorg je dat je team met een gerust hart aan het werk kan.
Tip 6. Wees alert op phishingmail
Helaas zijn er ook mensen die misbruik maken van crisissituaties, bijvoorbeeld tijdens het Coronavirus. Het Nationaal Cyber Security Centrum waarschuwt voor Corona-phishingmails of malware die regelmatig worden verspreid. Om te zorgen dat je medewerkers zo min mogelijk gehinderd worden door deze ongewenste mail, is het aan te raden om goede spamfilters te installeren. Samen met de bestaande spamfilters vormen ze een extra vangnet. Zo houd je de productiviteit hoog en is je organisatie minder kwetsbaar.
Sincere IT denkt met je mee!
Er is dus genoeg mogelijk om van thuiswerken een feestje te maken. Wanneer je een kleine organisatie hebt kun je dit wellicht zelf inregelen. Ben je hier geen expert in, of is jouw business groter en voelen deze verandering vreemd aan? De specialisten helpen je graag voor optimaal werken op afstand en het bijbehorende IT beheer. Naast bovenstaande oplossingen zijn er nog veel meer mogelijkheden die bijdragen aan een optimale thuiswerkplek. Wil je meer weten of kun je wel wat hulp gebruiken? Neem dan contact met ons op en bel 073 – 711 44 41.
